Un assistant d'IA qui enregistre et résume vos réunions ou vos consultations : que faut-il vérifier ?
Ces outils font gagner du temps, mais ils enregistrent des voix, des noms et parfois des données de santé. Avant de les activer, il faut informer chaque participant et obtenir son accord, savoir où sont stockés les enregistrements et combien de temps, exiger pour les consultations un hébergeur certifié pour les données de santé (certification HDS) et interdire la réutilisation par le fournisseur. Le compte rendu, lui, se relit toujours : l'IA peut inventer des phrases.
Le scénario en bref
Exemple, inventé pour illustrer. Dans un cabinet d'expertise comptable fictif de douze personnes, un collaborateur installe un assistant de prise de notes gratuit et le relie à son agenda. Dès le lendemain, l'assistant rejoint seul toutes ses visioconférences, y compris un rendez-vous où un client parle de sa situation fiscale et de son divorce.
À la fin, le compte rendu part par mail à tous les participants, avec une remarque interne que l'équipe avait échangée avant l'arrivée du client. L'enregistrement complet, lui, reste sur le compte personnel du collaborateur, chez un fournisseur dont personne n'a lu les conditions. Rien de malveillant, et pourtant trois portes se sont ouvertes : une information mal faite, un partage non maîtrisé et un stockage hors de contrôle.
L'idée n'est pas de renoncer à ces outils : un bon compte rendu fait gagner du temps, au bureau comme au cabinet médical. Le sujet est de les utiliser en sachant ce qu'ils font, et en le disant aux personnes enregistrées.
Ce que fait vraiment un assistant de prise de notes
Derrière le mot « compte rendu », il y a plusieurs opérations distinctes. Chacune pose ses propres questions :
- Il enregistre la voix de chaque participant, parfois aussi l'image et l'écran partagé.
- Il transcrit : un logiciel transforme la parole en texte, mot à mot.
- Il résume : une IA conversationnelle condense ce texte en décisions, tâches et points clés.
- Il stocke l'enregistrement, la transcription et le résumé, souvent chez le fournisseur, pas chez vous.
- Il partage : beaucoup d'outils envoient le compte rendu à tous les invités, par défaut.
- Il peut réutiliser les contenus pour améliorer son service, selon ses conditions et vos réglages.
La CNIL recommande, pour un outil d'IA en ligne, de ne jamais créer de compte avec une adresse personnelle, de désactiver la réutilisation des données par le fournisseur et d'éviter autant que possible d'y saisir des données personnelles. Quand on passe par le service d'un fournisseur, la maîtrise du système est, selon elle, « quasi exclusivement dans les mains du fournisseur ».
Ce que dit la loi en France
Deux règles se superposent : le Code pénal, qui protège les paroles privées, et le RGPD, qui encadre l'usage des informations sur les personnes.
L'article 226-1 du Code pénal punit d'un an d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende le fait de porter volontairement atteinte à la vie privée d'autrui en captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel. Une consultation, ou un rendez-vous où un client parle de sa situation personnelle, peut entrer dans cette catégorie. Le Code pénal précise que le consentement est présumé si la personne a été informée et ne s'y est pas opposée alors qu'elle pouvait le faire. La règle pratique est donc simple : annoncer l'enregistrement avant de lancer l'outil et couper si quelqu'un refuse.
Côté RGPD, l'accord ne suffit pas : la voix, les propos et les noms sont des données personnelles. Selon la CNIL, il faut :
- Informer les personnes : qui enregistre, pourquoi, combien de temps on garde, quels sont leurs droits.
- Inscrire l'usage au registre des traitements, la liste des usages de données personnelles que l'organisation doit tenir.
- Associer le délégué à la protection des données (DPO), s'il existe.
- Réaliser une analyse d'impact (AIPD, l'étude des risques pour les personnes) si nécessaire.
| Situation | Ce qui est attendu | Le bon réflexe |
|---|---|---|
| Réunion interne d'équipe | Informer les collègues, règle écrite connue de tous | Annoncer l'enregistrement en début de réunion |
| Rendez-vous avec un client ou un fournisseur | Accord avant de lancer l'outil | Demander, et couper si la personne refuse |
| Entretien RH, évaluation, conflit | Situation sensible, rapport de force inégal | Ne pas enregistrer par défaut |
| Consultation d'un patient | Données de santé, accord du patient | Demander à chaque fois, proposer une alternative |
| Réunion où vous n'êtes pas | Aucun participant n'a donné son accord | Interdire à l'assistant de rejoindre seul |
Cabinets de santé : une consultation n'est pas une réunion
Dans un cabinet médical, dentaire ou paramédical, l'enregistrement capte des données de santé, couvertes par le secret médical. Dans ses « Premières clefs d'usage de l'IA générative en santé » (30 octobre 2025), la Haute Autorité de santé (HAS) cite la transcription de conversations lors de consultations parmi les usages qui entrent dans les pratiques. Ses consignes :
- Suivre la méthode A.V.E.C. : Apprendre, Vérifier, Estimer, Communiquer.
- Ne pas partager d'informations confidentielles avec un outil non adapté.
- Considérer chaque contenu généré « comme une proposition pouvant contenir des erreurs à vérifier ».
Il y a enfin une règle propre à la France. Selon l'article L1111-8 du Code de la santé publique, tout prestataire qui héberge des données de santé pour le compte d'un professionnel doit être certifié HDS (hébergeur de données de santé). Ces données doivent en outre être stockées dans l'Espace économique européen, comme l'a rappelé le gouvernement. Un outil qui garde vos enregistrements de consultation doit donc être certifié HDS.
Concrètement, dans un cabinet, cela veut dire :
- Demander à chaque patient, à chaque consultation, et noter sa réponse dans le dossier.
- Respecter un refus sans discussion : le soignant reprend ses notes à la main, la consultation se déroule normalement.
- Afficher l'information en salle d'attente et dans le cabinet : ce qui est enregistré, pourquoi, combien de temps.
- Relire chaque synthèse avant de la verser au dossier : c'est le soignant qui signe, pas l'outil.
- Exiger la certification HDS de l'outil, avec un contrat, et jamais une application gratuite installée sur un téléphone personnel.
Les risques concrets, et comment les fermer
| Risque | Ce qui peut arriver | La parade |
|---|---|---|
| Stockage hors de contrôle | Enregistrements sur un compte personnel ou un serveur hors d'Europe | Outil choisi par l'entreprise, contrat, hébergement en Europe (HDS pour la santé) |
| Réutilisation par le fournisseur | Vos réunions servent à entraîner son IA | Désactiver l'option, la faire figurer au contrat |
| Compte rendu envoyé à tous | Une remarque interne ou un chiffre confidentiel part chez le client | Envoi au seul organisateur, relu avant partage |
| Assistant qui rejoint seul | Il enregistre une réunion où vous n'êtes pas | Désactiver la connexion automatique à l'agenda |
| Conservation sans fin | Des années de réunions sur un seul compte, exposées en cas de piratage | Durée de conservation courte, suppression automatique |
| Erreur de transcription | Un mot inventé ou un chiffre faux devient « la décision » | Relecture humaine avant tout usage |
Le dernier point n'est pas théorique. Une étude universitaire publiée en 2024 a analysé plus de 13 000 extraits audio (en partie des personnes ayant des troubles de la parole) passés dans un outil de transcription très répandu : environ 1 % des transcriptions contenaient des phrases entières qui n'avaient jamais été prononcées, et 38 % de ces inventions comportaient des propos préjudiciables. L'outil a pu évoluer depuis, mais la leçon reste : une transcription est un brouillon, pas un procès-verbal.
Enfin, un compte qui contient des centaines d'heures de réunions est une cible de choix. La double authentification (un code sur le téléphone en plus du mot de passe) y est indispensable.
Les questions à poser avant de choisir un outil
Posez ces questions par écrit au fournisseur avant de signer. Une réponse floue est déjà une réponse.
- Où sont stockés les enregistrements, les transcriptions et les comptes rendus : dans quel pays, chez quel hébergeur ? Êtes-vous certifié HDS si nous traitons des données de santé ?
- Les contenus servent-ils à entraîner ou améliorer votre IA ? Peut-on l'interdire par contrat ?
- Combien de temps sont-ils conservés, et peut-on régler une suppression automatique ?
- Qui, chez vous, peut écouter un enregistrement, et dans quels cas ?
- Proposez-vous un contrat de sous-traitance (l'accord que le RGPD impose avec un fournisseur qui traite des données pour vous) ?
- Peut-on bloquer l'envoi automatique du compte rendu et la connexion automatique aux réunions ?
Les gestes à faire lundi matin
- Faites l'inventaire : demandez à l'équipe, sans reproche, quels assistants de prise de notes sont déjà installés.
- Choisissez un seul outil pour l'organisation, avec un contrat, et retirez les autres.
- Coupez les réglages risqués : connexion automatique à l'agenda, envoi du compte rendu à tous, réutilisation des contenus.
- Fixez une durée de conservation courte et activez la suppression automatique.
- Écrivez la règle en une page, comme le recommande la CNIL avec ses « chartes internes » : quelles réunions peuvent être enregistrées, lesquelles jamais (RH, santé, conflits), comment on informe.
- Préparez la phrase d'annonce (voir ci-dessous), l'affichette pour la salle d'attente si vous êtes un cabinet, et la ligne correspondante dans votre registre des traitements.
La phrase à dire en début de réunion
Simple et honnête, elle règle la plupart des situations : « Pour la prise de notes, j'aimerais utiliser un assistant qui enregistre et résume notre échange. L'enregistrement est conservé [durée] et le compte rendu reste chez nous. Êtes-vous d'accord ? Sinon, je prends des notes à la main. » Si un participant refuse, on coupe, sans insister.
Utilisé ainsi, un assistant de prise de notes reste un gain de temps, et non une porte ouverte sur vos échanges.
Questions fréquentes
Ai-je le droit d'enregistrer une réunion avec un assistant d'IA ?
Oui, si les participants sont informés et d'accord. Le Code pénal punit l'enregistrement de paroles privées ou confidentielles sans le consentement de leur auteur, et le RGPD impose d'informer clairement les personnes. Annoncez l'enregistrement en début de réunion et coupez l'outil si quelqu'un refuse.
Puis-je utiliser un assistant d'IA pendant une consultation ?
Oui, avec l'accord du patient et un outil certifié HDS. Demandez à chaque consultation, notez la réponse et respectez un refus. Comme le rappelle la HAS, chaque synthèse générée est une proposition à vérifier avant d'être versée au dossier.
Le compte rendu généré par l'IA est-il fiable ?
Pas entièrement. Une étude universitaire de 2024 a montré qu'environ 1 % des transcriptions d'un outil très répandu contenaient des phrases jamais prononcées. Considérez le compte rendu comme un brouillon : une personne présente le relit avant tout envoi.
Un participant peut-il demander à récupérer ou effacer l'enregistrement ?
Oui. Le RGPD donne aux personnes un droit d'accès et, dans certains cas, un droit à l'effacement, auxquels il faut répondre en principe dans un délai d'un mois. Sachez donc où se trouve chaque enregistrement.